La información es poder. Conocer cómo está funcionando una iniciativa digital nos permite evaluar su efectividad y tomar medidas orientadas a la mejora continua. Esto aplica también al universo del digital workplace, donde las analíticas juegan un papel crucial: tan importantes son las herramientas y funcionalidades que se proporcionan a los empleados o colaboradores, como que los administradores del Digital Workplace tengan la capacidad de conocer cómo los usuarios usan e interactúan con ellas. Esto permite detectar y explotar los puntos fuertes, así como identificar las posibles áreas de mejora de las iniciativas.
En este artículo exploraremos la importancia de las analíticas en intranets: en qué consisten, cuáles son los principales beneficios que aportan y qué requisitos deben cumplir para ser útiles.
La experiencia de empleado, eje de la atracción y retención del talento
Partimos de la base de que el digital workplace, en todo su conjunto, es la evolución natural del puesto de trabajo. Proporciona formas más efectivas de trabajar y, entre otras cosas, mejora el engagement y la eficiencia de los empleados.
Pero ¿de qué hablamos cuando hablamos de digital workplace? A día de hoy se entiende que un digital workplace es un conjunto de herramientas de colaboración, productividad y seguridad con la intranet como su núcleo.
En los últimos años las organizaciones han ido otorgando una mayor importancia a la experiencia digital de los empleados. En una investigación publicada por Gartner en 2021, se extraían ya estas conclusiones claves:
– Las políticas laborales tradicionales provocan insatisfacción de los trabajadores, lo que conduce a una mayor rotación y a una reducción de la productividad.
– La necesidad de apoyar nuevos modelos de trabajo como consecuencia de la pandemia ha permitido a las compañías acelerar la velocidad de adopción de entornos de trabajo digital.
– El digital workplace ha sido reconocido como un componente crítico para la resiliencia de las compañías
Es por ello que las organizaciones otorgan cada vez más importancia a ser capaces de ofrecer a los empleados y usuarios plataformas de comunicación y colaboración que sean un punto de acceso a la información corporativa y las herramientas de trabajo, además de un centro de conexión con otros compañeros y una potente palanca para el engagement de los empleados.
En este contexto en el que los empleados son cada vez más exigentes con las compañías y en el que, en general, son ellos los que deciden dónde trabajar, es donde surge la relevancia de las analíticas aplicadas a intranets.
¿En qué consisten las analíticas aplicadas a intranets?
Cuando hablamos de las analíticas aplicadas a intranets nos referimos a la medición, recopilación y análisis de datos relacionados con la actividad de los usuarios, lo que supone un elemento central para mejorar de forma constante la experiencia. Las analíticas nos permiten medir el impacto y, de esta forma, guiar la renovación constante de la intranet, para generar la mejor versión de esta en cada momento.
Son muchos los parámetros que pueden medirse para conocer cómo está siendo la experiencia del empleado. Nos centraremos aquí en dos de ellos, esenciales para valorar el engagement con la intranet, es decir, cuánto y cómo se involucran los empleados con ella: el interés y la actividad. Cuanto más interés y actividad tengan, más engagement tendrán con la intranet.
El interés
El interés es el resultado de tres métricas: los usuarios activos, la profundidad de página y la frecuencia.
– Usuarios activos son aquellos usuarios únicos que visitan la intranet en un período específico.
– La profundidad de página se refiere a la cantidad de páginas que un usuario visita durante una sesión.
– La frecuencia se refiere al número de sesiones que abre un usuario en un día concreto.
La actividad
La actividad del usuario se suele evaluar mediante un sistema de scoring, a través del cual las diversas interacciones que realiza el usuario reciben un valor o puntaje. Es interesante puntualizar que esta ponderación, es decir, el valor que damos a las distintas interacciones de los usuarios en la intranet, puede variar en función de los objetivos estratégicos de cada cliente.
Este enfoque de scoring permite valorar si una sesión es o no de calidad. Por lo tanto, la actividad del usuario se calcula de manera sistemática, asignando valores a diferentes acciones, lo que facilita la comprensión y el seguimiento del nivel de implicación del usuario.
Medir cuando todo cambia
Las analíticas son un aspecto esencial en cualquier solución de Digital Workplace, permitiendo a los owners valorar la experiencia que están teniendo los empleados y plantearse si se está consiguiendo los objetivos de la organización. Aunque cada organización tendrá objetivos específicos que necesitará cumplir, se puede identificar un objetivo común: adaptarse a la naturaleza cambiante del espacio de trabajo digital.
El digital workplace hay que entenderlo como un entorno cambiante que evoluciona al ritmo que lo hacen las propias necesidades de los empleados, por lo que resulta indispensable medir y evaluar qué impacto tienen las acciones de comunicación interna y las herramientas que se ofrecen.
En este sentido, una intranet debe experimentar cambios y mejoras constantes para ser capaz de mantener el interés del empleado, lo que implica que las propias analíticas deben ir cambiando también, asegurándonos de que siempre nos aporten información útil para entender cómo está funcionando nuestra intranet.
Beneficios que aportan las analíticas a las empresas
Veamos cuáles son las principales ventajas que ofrecen las analíticas, tanto para la experiencia de comunicación y colaboración de los empleados, como para la gestión de los recursos por parte de la organización.
Permiten personalizar y mejorar la experiencia de empleado
Los datos de analíticas pueden utilizarse para personalizar la experiencia del usuario en la intranet, proporcionando contenido relevante y funcionalidades específicas según las necesidades individuales de cada empleado.
Esto va más allá de la presentación de contenido; implica la optimización de la disposición, funciones y accesos directos para mejorar la eficiencia y la satisfacción del empleado, así como el desarrollo de nuevas funcionalidades que den respuesta a las necesidades reales que podemos detectar gracias a las analíticas.
Además, las analíticas revelan qué tipo de contenido es más o menos popular entre los empleados. Este conocimiento permite a los administradores de la intranet ajustar la oferta de información, garantizando que el contenido sea relevante y valioso. Esto no solo mejora la eficiencia, sino que también contribuye a un entorno de trabajo más atractivo y motivador.
Permiten tomar decisiones de manera informada
Las analíticas pueden señalar patrones de uso, como por ejemplo qué secciones de la intranet son las más visitadas, si las sesiones han sido de calidad, si han llegado a la información que necesitan conocer y qué contenido es más popular. Esto puede guiar la toma de decisiones sobre la manera en la que se debe organizar y presentar la información.
Proporcionan datos cuantitativos sobre el uso de la intranet, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones basadas en evidencias. Esto incluye identificar áreas que necesitan mejora, la optimización de la estructura de la intranet y la priorización de contenido y características.
Ayudan en la optimización de recursos
Las analíticas en intranets permiten a las organizaciones asignar sus recursos de manera más eficiente, centrarse en áreas de alto impacto y garantizar un retorno máximo de inversión.
Proporcionan una visión detallada del uso y el impacto, permitiendo la identificación de áreas subutilizadas, la mejora del contenido y recursos más relevantes, la optimización de funcionalidades según el uso real, la eficiencia en la navegación y la planificación estratégica.
¿Qué requisitos deben cumplir estas analíticas?
Como en cualquier ámbito en el que se apliquen las analíticas, no se trata de medir por medir. Estos datos recabados deben cumplir una serie de requisitos, como permitir medir si se están cumpliendo los objetivos, identificar qué herramientas o soluciones faltan, así como qué inversiones sobre el Digital Workplace no han dado resultado, no se usan o no son de utilidad.
En definitiva, las analíticas en las intranets son esenciales para evaluar la eficacia del digital workplace, mejorar la experiencia del empleado y tomar decisiones informadas que contribuyan al logro de los objetivos de las organizaciones.
Son claves para reforzar el engagement de los empleados, al proporcionar un entorno digital que facilita la comunicación, la colaboración y el acceso a información relevante para ellos. No solo ofrecen información sobre el rendimiento general, sino que también se convierten en la base para una mejora continua y personalización que elevan la experiencia de los empleados a nuevos niveles de eficiencia y satisfacción.
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